En tant que directeur exécutif de l’information numérique au Gloucestershire Hospitals NHS Foundation Trust, Mark Hutchinson a aidé à diriger l’équipe interne de réponse aux incidents de Covid-19. Il revient sur quelques semaines mouvementées au cours desquelles la confiance a déployé le télétravail, procédé à une mise en service prévue de l’EPR et gardé un œil sur sa stratégie informatique à long terme.

Lorsque je suis arrivé aux hôpitaux de Gloucestershire en octobre 2018, je pense qu’il est juste de dire que c’était l’une des fiducies les plus numériquement immatures du NHS. Il se remettait d’une mise en œuvre difficile du système d’administration des patients (PAS) et la plupart des soins étaient gérés à l’aide de dossiers papier.

Il était clair que nous devions trouver une voie à suivre pour réengager nos cliniciens. Ainsi, plutôt que de consacrer deux ans à la détermination de la portée, à l’acquisition puis à la mise en œuvre d’un autre PAS, nous avons décidé d’aller avec Allscripts Sunrise comme une «enveloppe clinique» autour du système que nous avions.

Une fois le contrat signé, nous avons pu avancer rapidement. Nous avons mené un projet pilote de documentation infirmière en novembre dernier et l’avons déployé dans nos hôpitaux de soins intensifs à Gloucester et Cheltenham d’ici la fin de l’année.

Cela nous a vraiment aidés pendant l’hiver. L’Hôpital Royal de Gloucester est un bloc de dix étages, et nos gestionnaires de lit ont dû visiter chaque étage juste pour déterminer l’état de notre lit. Maintenant, ces informations sont sur nos tableaux de bord où tout le monde peut les voir.

Covid-19 arrive, 2000 employés passent au télétravail

Au début du mois de mars, nous étions en train de planifier la mise en service de la prochaine partie cruciale de notre puzzle EPR – la mise en œuvre d’observations électroniques dans tous les services d’hospitalisation pour adultes de nos deux hôpitaux de soins intensifs. Nous avons également eu le plus grand événement de l’année à notre porte, avec 180 000 personnes venant au Gloucestershire pour le Cheltenham Festival. Et c’est là que la planification de Covid-19 nous a frappé, et il était temps de se préparer.

On m’a demandé de diriger l’équipe interne de réponse aux incidents du Covid-19. Le personnel de toutes les parties de l’hôpital s’est réuni pour s’assurer que nous pouvions surveiller les niveaux de dotation, les niveaux des kits d’EPI, les délais d’exécution de la pathologie, le statut en oxygène, l’occupation des lits et tous les autres problèmes introduits par la crise.

Pendant ce temps, ma propre équipe numérique fantastique s’est empressée de fournir une énorme quantité de changements en très peu de temps. Nous nous sommes concentrés sur le travail à distance et sur l’accès des personnes à l’EPR à l’aide de leurs propres appareils.

Techniquement, nous avons présenté un projet d’infrastructure de bureau virtuel prévu. Au lieu de l’exécuter sur neuf mois, nous étions prêts à déployer en deux jours et au cours des neuf semaines suivantes, nous avons réussi à faire travailler plus de 2000 employés en ligne et nos cliniques externes fonctionnaient virtuellement.

Nous avons également donné aux médecins généralistes accès à l’EPR afin qu’ils puissent voir des informations sur leurs patients, s’ils ont été admis avec Covid-19 et faire des plans pour soutenir leur sortie.

Garder notre sang-froid pour vivre avec des e-observations

Avec tout cela, nous avons décidé d’aller de l’avant avec les e-observations. Nous avions besoin de la visibilité supplémentaire que cela pouvait nous donner, avec une notation NEWS2 automatique nous permettant d’identifier et de répondre rapidement aux patients qui se détériorent. Ce que nous ne savions pas à l’époque, c’était à quel point les informations sur l’état de l’oxygène seraient essentielles à notre réponse locale et nationale.

Allscripts nous a soutenus en mettant en place un bureau virtuel de mise en service, qui nous a donné accès à leurs équipes d’assistance mondiales par vidéoconférence si nous en avions besoin. Une application de marche au sol nous a permis de résoudre les problèmes chaque jour. Comme notre chef de la direction l’a dit dans un tweet, nous avons «gardé notre sang-froid», nous sommes mis en ligne et avons obtenu les avantages que nous espérions – ainsi que quelques autres.

Au milieu de la crise, le gouvernement a demandé aux hôpitaux de rendre compte de l’état d’oxygène des patients et de savoir s’ils se trouvaient sur une machine à pression positive continue (CPAP) ou un ventilateur. Auparavant, la seule façon dont nous aurions pu le savoir aurait été de téléphoner à toutes les salles et de demander des informations. Avec l’EPR en place, tout ce que nous avions à faire était d’appuyer sur un bouton et c’était là.

Tout ce que nous faisons maintenant doit fonctionner pour nous dans cinq ans

L’équipe de réponse aux incidents s’est retirée après huit semaines et, pour le moment, la confiance revient à quelque chose de normal. Tout au long de cette période, une des choses que nous sommes déterminés à faire est de nous assurer que tout ce que nous faisons fonctionnera pour nous dans cinq ans.

Nous avons délibérément décidé de ne pas dépenser des milliers de livres sterling sur des ordinateurs portables au début de l’épidémie que nous nous engageons à soutenir à l’avenir.

Au lieu de cela, nous avons mis en œuvre le travail à distance en donnant au personnel un accès sécurisé à l’EPR sur leurs propres appareils, et cela a un peu changé la donne. Nous avons des consultants qui ne savaient probablement pas que certaines de ces fonctionnalités leur permettaient de faire des tournées virtuelles de service à domicile.

Nous sommes allés de l’avant avec les observations électroniques parce que nous savions que ce serait un outil essentiel pour gérer nos hôpitaux pendant la pandémie. Nos études ont montré que cela fait gagner du temps au personnel et améliore les soins pour tous les patients.

Les infirmières économisent l’équivalent de deux heures sur un quart de travail de 12 heures parce qu’elles consacrent moins de temps à des activités non productives, comme chercher des notes ou les rédiger au poste des infirmières. Il y a eu une diminution des chutes, car les évaluations des chutes sont effectuées au chevet du patient.

Nous avons donné aux médecins généralistes accès à l’EPR pour soutenir les patients atteints de Covid-19, mais nous l’avons également fait parce que c’est la bonne chose à faire. Il soutiendra les soins intégrés à l’avenir.

Surfer sur la tempête, planifier les prochaines étapes

À mon arrivée aux hôpitaux de Gloucestershire, j’ai dit que je voulais passer d’un retardataire informatique à un leader informatique. Notre ambition était de passer du niveau 1 du modèle de maturité HIMSS EMRAM au niveau 5 en deux ans et au sommet de l’échelle en cinq ans.

Nos prochaines étapes seront de déployer les communications de commande et les résultats des tests, d’abord pour la pathologie, puis pour l’imagerie, avant de passer à une implémentation complète de la prescription électronique l’année prochaine. Covid-19 ne nous a pas retenus parce que nous avons avancé et parce que nous nous sommes assurés que tout ce que nous avons fait est durable.

Nous avons connu notre propre esprit, suivi notre stratégie et l’avons utilisé pour traverser la tempête.